¿Qué es un gestor documental?
Por definición, un sistema de gestión documental o gestor documental, es un espacio centralizado que permite almacenar de forma digital todos los documentos de una empresa y al que se puede acceder en cualquier momento para revisar toda información que se requiera, disminuyendo los costos en papel, tinta y almacenamiento y posibilitando un mayor aprovechamiento de los recursos y del espacio físico. A la vez, permite aumentar la producción de las empresas y optimizar sus procesos.
¿Para qué sirve?
El principal objetivo del Gestor Documental es administrar y organizar los archivos para hacerlos accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, permitiendo tener todos los archivos ordenados y categorizados, pudiendo buscarlos y acceder a ellos desde un mismo sitio
El gestor documental siempre es la mejor manera de digitalizar el proceso de acceso a la información, además de crear flujos de trabajo que te agilizarán y automatizarán los procesos mecánicos de información y aprobación que antes hacías.
Ventajas y beneficios del gestor documental
- Centralización del almacenamiento
- Reducción en gastos de almacenamiento, tinta y papel.
- Mejorar los resultados de las auditorías.
- Disminuir riesgos propios de tener los datos en soporte físico
- Localización rápida y eficiente de documentos
- Organizar la información de una empresa y mejorar su funcionamiento
- Mejorar el flujo de trabajo.
- Garantizar la seguridad de la información.
- Colaboración documental, dado que más de una persona puede acceder al documento para hacer una modificación o corrección.
- Acceso rápido y seguro, dado que se otorgan los permisos necesarios de acuerdo a su perfil de empleado.
Módulos del Gestor Documental